Sicurezza in Google Workspace: Una Guida per le Aziende

Molte organizzazioni esitano a trasferire i propri dati nel Cloud per timori legati alla sicurezza. Google ha sviluppato un ecosistema robusto per garantire che ogni strumento sia non solo efficace, ma profondamente protetto. In questo documento esploreremo i pilastri fondamentali della sicurezza di Workspace, spiegando cosa significano concretamente per la tua operatività quotidiana.

Nota: Sebbene ci concentreremo su email e file, questi principi si applicano a tutte le app della suite, come Calendar e Meet.

1. Resilienza dei sistemi

I dati non sono salvati in un unico luogo, ma replicati in datacenter sparsi nel mondo e monitorati costantemente. I tuoi servizi sono sempre disponibili. Anche in caso di guasti tecnici gravi in una regione, il sistema passa automaticamente a un'altra, garantendo che il tuo lavoro non si fermi mai.

2. Certificazioni

Google Workspace dispone di moltissime certificazioni di sicurezza e compliance a regole Europee e mondiali come ad esempio il GDPR e la ISO 27000. Vengono eseguiti audit continui per assicurare il rispetto di queste normative in ogni procedura utilizzata da Google.
Queste compliance, tra le altre cose, garantiscono che i tuoi dati sono solo tuoi e accessibili solo da te.

3. Aggiornamento delle applicazioni

Le applicazioni di Workspace sono tutte fruite direttamente da Google Chrome ed online. Il software viene aggiornato automaticamente e continuamente da Google senza alcun intervento da parte tua.Sei sempre protetto dalle ultime minacce informatiche. Non devi gestire installazioni manuali o temere di utilizzare versioni obsolete e vulnerabili.

4. Antivirus

Scansione automatica di ogni file caricato su Drive o ricevuto via email alla ricerca di software dannoso.

Il rischio di infettare la rete aziendale aprendo un allegato è drasticamente ridotto, poiché Google blocca i file pericolosi prima ancora che raggiungano il tuo computer.

5. Antispam e Phishing

Google utilizza l'intelligenza artificiale per filtrare messaggi email indesiderati o tentativi di truffa che imitano comunicazioni ufficiali. Ad esempio ti avvisa se qualcuno utilizza un dominio simile (ma non uguale) a quelli che hai nella tua rubrica oppure se un collega ti scrive con un nuovo indirizzo email.

Riceverai quindi solo messaggi pertinenti. Se un'email sembra sospetta, Google mostrerà un avviso evidente, proteggendo gli utenti meno esperti da inganni volti a sottrarre credenziali.

6. Accesso ai sistemi

Controllo rigoroso di chi può entrare nel sistema tramite permessi granulari, moltissime opzioni e autenticazione a più fattori (MFA)

Anche se una password viene rubata, l'account resta protetto da una seconda verifica come ad esempio un codice sul cellulare. Il sistema riconosce inoltre accessi sospetti da località insolite, bloccandoli preventivamente.

7. Controllo dei dispositivi (fissi e mobili)

Se lo desideri puoi scegliere di consentire l'accesso alla tua organizzazione solo tramite dispositivi che rispettano alcuni requisiti come ad esempio:

• la presenza del blocco automatico dello schermo
• l'aggiornamento del sistema operativo
• che siano situati in una specifica nazione
• appartengano ad una specifica lista di dispositivi approvati

Se perdi un dispositivo o te lo rubano puoi cancellare i dati presenti su di esso e renderlo inutilizzabile (da remoto).

Queste precauzioni ti aiutano a mantenere il perimetro aziendale sicuro.

8. Condivisione esterna di files

Workspace offre un controllo granulare su come i documenti escono dall'azienda. È possibile limitare la condivisione a domini specifici, impedire il download o la stampa di file sensibili e impostare date di scadenza per l'accesso. Questo previene fughe di dati accidentali o intenzionali da parte di collaboratori o ex-dipendenti.

9. Conservazione e protezione dei dati

Strumenti come Google Vault e DLP (Data Loss Prevention) monitorano e archiviano le informazioni sensibili.

Puoi recuperare email cancellate anni dopo per scopi legali e impostare delle regole per impedire che dati critici (come numeri di carte di credito) vengano inviati accidentalmente all'esterno. O ancora impostare degli avvisi se gli utenti della tua organizzazione eseguono azioni in modo massivo (come scaricare 100 file in 1 minuto).

10. Registrazione dei log

Qualsiasi attività eseguita da un utente viene registrata su log molto dettagliati come ad esempio:

• il login su sistema
• l'aggiunta di un dispositivo
• la consultazione / cancellazione / inoltro di una email
• la creazione / modifica di un file
• il download di file
• e molti altri

Questo approccio consente di ricostruire con certezza cosa è accaduto ed eventuali responsabilità. Dato che i log non sono modificabili si tratta di informazioni utilizzabili anche per scopi legali.

Nota finale: L'effettiva disponibilità di alcune funzioni dipende dal piano di abbonamento scelto (Business o Enterprise).