Google Drive: modifiche nella condivisione dei file da fine Settembre 2025

Google ha appena introdotto una modifica significativa nel modo in cui funzionano le autorizzazioni di condivisione in Google Drive, con l'obiettivo di rendere la gestione degli accessi più coerente e prevedibile. A partire dal 22 settembre 2025 il modo in cui gestiamo le autorizzazioni per file e cartelle specifici all'interno di cartelle condivise è cambiato radicalmente.

Inoltre le modifiche sono state applicate da Google ai file già presenti su Drive e quindi in modo "retroattivo".

Cosa cambia esattamente?

Attualmente, Google Drive offre una notevole flessibilità. È possibile avere una cartella condivisa con un intero team e, al suo interno, impostare restrizioni di accesso più severe per un singolo file o una sottocartella, limitandone la visibilità solo ad alcuni membri.

La modifica annunciata eliminerà questa granularità. In sintesi:

1. Stop alle restrizioni a livello di singolo file: Non sarà più permesso impostare "accesso con restrizioni" per file o cartelle specifici che si trovano all'interno di una cartella condivisa. Le autorizzazioni di un elemento saranno sempre allineate a quelle della cartella principale che lo contiene.
2. Prevalenza delle impostazioni della cartella principale: La gestione degli accessi dovrà essere gestita in modo coerente a livello di cartella. Se una cartella è condivisa con un gruppo, tutti i file al suo interno erediteranno quelle autorizzazioni, senza possibilità di eccezioni restrittive.
3. Modifica all'opzione "Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere": Anche disattivando questa impostazione per un file, se questo viene spostato in una cartella condivisa, le autorizzazioni di quella cartella verranno applicate al file. In precedenza, queste modifiche si applicavano solo se era il proprietario del file a spostarlo.

Questa modifica mira a semplificare la logica delle autorizzazioni, rendendo più chiaro chi ha accesso a cosa, ed evitando la complessità (e i potenziali errori di sicurezza) derivante da una gerarchia di permessi troppo frammentata.

E la condivisione tramite link? Cosa cambia?

La logica della prevalenza della cartella madre si applica anche alla condivisione tramite link. Attualmente, quando condividi un file o una cartella, hai principalmente tre opzioni per l'accesso generale:

• Con restrizioni: Solo le persone aggiunte tramite email possono aprire l'elemento.
• [La tua Organizzazione]: Chiunque all'interno della tua organizzazione con il link può visualizzare/commentare/modificare.
• Chiunque abbia il link: L'opzione più aperta, che rende il file accessibile a chiunque su internet in possesso di quel link.

L'implicazione principale della nuova modifica è la seguente: se hai un file impostato su "Chiunque abbia il link" e lo sposti in una cartella condivisa impostata su "Con restrizioni" (accessibile solo a specifici membri del team), il file perderà la sua accessibilità pubblica e adotterà le impostazioni restrittive della cartella.

Questo è un cambiamento cruciale per evitare la diffusione involontaria di informazioni. Impedisce che un file sensibile, inserito in una cartella con accesso limitato, possa mantenere un link di condivisione pubblico.

Implicazioni del Cambiamento: Cosa Significa per Utenti e Aziende

• Perdita di flessibilità: L'implicazione più grande è la perdita della capacità di gestire eccezioni. Flussi di lavoro che si basano sulla condivisione di una cartella di progetto principale con tutti, ma che limitano l'accesso a documenti sensibili, dovranno essere ripensati.
• Necessità di ristrutturare i dati: Gli utenti e gli amministratori di Workspace dovranno probabilmente riorganizzare la struttura delle loro cartelle. Invece di avere una singola cartella con permessi misti, sarà necessario creare più cartelle separate.
• Rischio di condivisione indesiderata (o restrizione indesiderata): C'è il rischio che, per abitudine, un utente sposti un file destinato al pubblico in una cartella ristretta, bloccandone di fatto l'accesso. Oppure potrebbe accadere che un file con condivisione pubblica tramite link che è posizionato in una cartella autorizzata condivisa “Con limitazioni” smetta di funzionare tramite condivisione link.

Workaround e soluzioni alternative

1. Creare strutture di cartelle basate sui livelli di accesso: Questa è la soluzione più diretta e consigliata. Invece di una singola cartella "Progetto X", si potrebbero creare:
   • Progetto X Team (condivisa con membri specifici)
   • Progetto X Pubblico (impostata su "Chiunque abbia il link" per contenere materiali da distribuire all'esterno)
   • Progetto X Riservato (condivisa solo con i diretti interessati)
2. Mantenere i file riservati (o pubblici) fuori dalle cartelle condivise: Un file che necessita di autorizzazioni uniche (siano esse molto restrittive o molto aperte) deve essere tenuto al di fuori di una gerarchia di cartelle con permessi diversi. Lo si può condividere direttamente con le persone o tramite il link desiderato, e al massimo inserire un collegamento a quel file nella cartella di progetto.
3. Utilizzare drive separati: Per le aziende, i “Drive condivisi” sono una soluzione eccellente. Permettono di creare aree di lavoro isolate con membri e autorizzazioni specifiche, rendendo la gestione degli accessi, inclusa quella tramite link, molto più chiara e controllata.
4. Sfruttare i google gruppi: Per una gestione complessa, la creazione di Google Gruppi (es. marketing@azienda.it) è una pratica consigliata. Invece di condividere cartelle con singoli utenti, le si condivide con un gruppo, semplificando la gestione degli accessi.

Conclusione

La modifica alla condivisione di Google Drive rappresenta un passo deciso verso un modello di autorizzazioni più semplice e sicuro, ma richiederà un periodo di adattamento. Se da un lato si perde una certa flessibilità a livello di singolo file, dall'altro si guadagna in chiarezza e prevedibilità. Il nostro consiglio è revisionare l'organizzazione dei propri file su Google Drive quanto prima e prendere dimestichezza con queste nuove impostazioni.

Fonte:
https://workspaceupdates.googleblog.com/2025/09/upcoming-change-to-drive-sharing.html

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