Come automatizzare il lavoro con Workspace Studio!

Google Workspace è l'ecosistema di Google che fa della collaborazione il suo punto di forza. Unisce in un unico spazio tutti gli strumenti che già usiamo ogni giorno (come Gmail, Drive e Meet), aumentando la produttività e facilitando il lavoro di squadra. E da poco c'è un nuovo arrivato in famiglia: Workspace Studio!

Cos'è?

Workspace Studio (da ora WS) è un tool in costante evoluzione che nasce con un obiettivo semplicissimo: evitare i compiti ripetitivi e noiosi come l'inoltro di email, il monitoraggio di progetti e altro ancora. Il risultato è che avrai tempo a disposizione per dedicarti ad altri progetti.

Come funziona?

Devi impostare un flusso (Flow) di attività, che si avvia quando si verifica una particolare condizione (attivazione) e compie in autonomia le attività successive seguendo le indicazioni che hai indicato nel flusso.

Le istruzioni possono essere basate su parametri oggettivi come “Quando ricevo una mail da questo indirizzo, mandami un messaggio in chat” oppure anche in base a valutazioni più complesse che Gemini fa al tuo posto come “Dopo la riunione generami un report sulle informazioni più importanti e fammi una scaletta”. Il risultato è l'automazione di attività ripetitive legate a posta, Drive, calendario e attività organizzative come riunioni, appuntamenti e ricerche.

Se non sai come poter strutturare un Flusso puoi anche chiedere a Gemini di pre impostarne uno al tuo posto e poi modificarlo.

A chi è indicato? A cosa serve?

Workspace Studio è dedicato a tutti!

Questo servizio è compreso già per ogni utente dalla Business Starter in sù!

Parlando all'atto pratico, cosa fa Workspace Studio?

• Vuoi essere avvisato quando viene caricato un file su una cartella Drive? Nessun problema Workspace Studio ti avvisa tramite Chat.
• Hai troppe email da gestire e temi di averne persa qualcuna? WS può mandarti una email di recap ogni mattina in cui ti fa un resoconto delle email non lette.
• A seguito di ogni riunione vuoi registrare automaticamente in un file Drive giorno/ora e partecipanti per fare delle statistiche a fine mese? Consideralo fatto.
• Vuoi essere aggiornato ogni mattina su argomenti del tuo settore? WS può anche fare questo.

Ma quali sono i vantaggi di Workspace Studio?

I vantaggi di WS sono:

• È compreso nella licenza di Workspace, quindi non è necessario aggiungere ulteriori costi all'abbonamento
• Velocizza il lavoro ai dipendenti, permettendo loro di potersi dedicare ad attività più importanti
• Ti permette di integrare l'AI gradualmente nel proprio ecosistema Workspace in maniera funzionale e intelligente

Differenze tra le licenze

A seconda della licenza a disposizione cambiano alcuni limiti. In particolare tra la licenza Business Starter e la licenza Business Standard. Nelle Starter il limite di attivazioni mensili è di 100 attivazioni ad utente al mese, nelle Standard 400 attivazioni ad utente al mese.
Le licenze superiori alla Business Standard hanno lo stesso numero di attivazioni.
Se hai bisogno di più attivazioni puoi comunque acquistare l'add-on AI Expanded Access.